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Publication d'offre: 28/févr./2024
Date de dépublication: 14/mars/2024, 00:59:00
Organizational Unit: FRBDI - FAO Representation in Burundi
Type d'emploi: Travail temporaire
Type de réquisition: NPP (personnel national de projet)
Grade: N/A
Lieu principal: Burundi-Bujumbura
Durée: 12 mois dont 3 mois d’essai
Numéro de poste: N/A

AVIS IMPORTANT - Veuillez noter que la date et l'heure de fermeture montrées ci-dessus sont basées sur les paramètres de date et d'heure de votre dispositif personnel.

La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.

• La FAO s’engage à assurer la diversité de ses effectifs, en veillant à une représentation équilibrée des femmes et des hommes ainsi que des nationalités, des profils et des cultures.
• Les femmes, les ressortissant(e)s d’États Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.
• Toute personne travaillant pour la FAO est tenue d’adhérer aux normes les plus strictes d’intégrité et de conduite professionnelle et de respecter les valeurs de la FAO.
• La FAO, en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies, a adopté une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, notamment l’exploitation et les atteintes sexuelles, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.
• Les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés feront l’objet de vérifications rigoureuses.
• Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Cadre organisationnel

L’objectif principal de la FAO au Burundi, sous le leadership du Représentant est d’assister le Gouvernement à développer et mettre en œuvre des politiques, programmes et projets pour réduire la faim et la malnutrition, assurer la sécurité alimentaire, développer l’agriculture, la pêche, la foresterie, l’environnement, ainsi que la gestion durable des ressources naturelles.

Position hiérarchique

Sous la supervision Générale du Représentant de la FAO au Burundi, l’Assistant(e) Logistique est sous la supervision directe du Chargé des Opérations. Il agit en toute indépendance s'agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué et comporte une formation sur le tas.

Domaine de spécialisation

L'Assistant(e) en logistique s’acquitte de nombreuses tâches administratives de logistique.

Tâches et responsabilités

Fonctions et résultats essentiels :

• Apporter son appui/soutien dans l’organisation du transport et de la sécurité des personnes, du matériel, des stocks, des transports avec l’appui du référent sécurité de la mission ;
• Aider à la mise en œuvre des modalités de transport et distribution des intrants et équipements avec les partenaires et fournisseurs locaux et internationaux identifiés ;
• Assurer la liaison avec l’Unité des achats, les unités techniques et le service des finances dans la gestion des livraisons, les inspections, l’état d’exécution des contrats, la transmission des factures et bons de commandes ;
• Actualiser le répertoire de fournisseurs locaux en ne prenant en compte que les fournisseurs remplissant les conditions requises et pouvant offrir des produits et services de qualité ;
• Participer à la collecte d’information et à l’analyse sur le contexte, les besoins humanitaires et la sécurité des zones ;
• Préparer et soumettre les rapports périodiques ou ponctuels sur les activités logistiques ;
• S’assurer de l’entretien de l’ensemble du matériel et des infrastructures du bureau.
• Gérer la réception, l’entreposage, la sécurisation et la livraison des denrées, biens, outils et matériels utilisés par la FAO ou sous la responsabilité de la FAO ;
• Il participe à l’édition et au suivi de tous les documents administratifs liés aux biens entreposés.

Fonctions spécifiques :

Gestion du parc véhicules / Gestion du charroi

• Consolider les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules des différents projets ;

• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, registration…) ;

• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;

• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule ;

• Faire le suivi des checks journaliers de passation des véhicules entre chauffeurs et remonter les anomalies au LI ;

• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;

• S’assurer hebdomadairement de la présence effective des lots à bord dans les véhicules ;

• Participer à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;

• Préparer les documents nécessaires pour les ventes ou donations conformément aux documents de projet auquel appartient le matériel roulant.

• Assurer le suivi de la gestion des chauffeurs et des rapports de missions de terrain produits par eux ;

• Gérer la planification des mouvements chauffeurs et les véhicules pour assurer dans les délais les voyages et missions du personnel à l’intérieur et à l’extérieur du pays en collaboration avec l’officier de sécurité.

Gestions des services généraux

• Inspecter régulièrement les bureaux afin de déterminer les travaux nécessaires à entreprendre ;

• Rendre disponible le petit matériel de désinfection du bureau et des toilettes et autres dispositifs de désinfections de concert avec le chargé de la sécurité ;

• Faire un état des besoins et gérer un stock de pièces de maintenance et de consommables ;

• S’assurer de l’entretenir de l’ensemble du matériel ou mobilier sur la base, faire effectuer les petites maintenances et réparations mineures ainsi que les aménagements au niveau des bâtiments, après validation de son responsable hiérarchique ;

• Superviser le nettoyage des bureaux, la gestion des déchets ainsi que l’entretien du jardin ;

• Sur demande, assister le mécanicien dans la réparation et le nettoyage des véhicules ;

• Superviser la bonne utilisation des générateurs du bureau et planifier les opérations de maintenance ;

• Assister/superviser les équipes pour le déchargement du petit matériel ;

• S’assurer de l’entretien des bâtiments, espaces d’entreposage et matériel entreposé ;

• Contrôler les installations et l'infrastructure de l’entrepôt à l'extérieur et à l'intérieur : repérer les dommages et proposer les réparations nécessaires ;

• Superviser le nettoyage et la désinfection régulière des entrepôts ;

• Mettre en place une protection contre les insectes et les nuisibles à l’intérieur des entrepôts et faire appliquer un traitement dès les premiers signes d’infection ;

• S’assurer de l’aération adéquate des locaux ;

• S’assurer que les appareils et machines utilisés par les équipes soient nettoyés avant retour à l’entrepôt ;

• Contrôler la qualité des produits lors de leur réception et régulièrement durant l’entreposage.

Gestion de l’entrepôt

• Etablir le plan d'agencement de l'entrepôt en fonction des matériaux/biens à entreposer et des programmes auxquels ils sont affectés ;

• Prévoir le personnel et l’équipement nécessaire au chargement / déchargement ;

• Superviser l’équipe de personnel journalier liée à l’activité de l‘entrepôt ;

• Rédiger ou compléter les documents d’expédition ou de réception en suivant les standards de la FAO ;

• Contrôler les entrées et sorties de matériels ;

• Tenir à jour les fiches de stock ;

• Inventorier mensuellement les biens et matériels entreposés et faire le rapprochement avec l’inventaire théorique.

Gestions des approvisionnements

• Déterminer le type d’appui logistique à apporter et requis dans l’acheminement des équipements vers les différents lieux de distributions ;

• Veiller à ce que les dispositions prévues dans l’acheminement des intrants soient effectuées dans les délais ;

• Gérer les stocks des intrants destinées aux activités des projets conformément aux procédures de la FAO ;

• Optimiser la gestion des entreposages en fonction de l’organisation des transports.

Dédouanement

• Répertorier les procédures d’import-export et la documentation en vigueur dans le pays d’intervention ;

• Identifier les transitaires et transporteurs ;

• Assurer le suivi des frets internationaux ;

• Superviser les procédures de dédouanement et d’exonération du matériel importé.

Rapports logistiques

• Élaborer et mettre en place les outils de suivi des biens transportés, (réception, sorties etc…) et de l’entreposage (entrée/sortie magasin de stockage) ;

• Réaliser les inventaires du matériel des projets et tenir une base des données à jour en collaboration avec l’IT responsable des Assets ; inventaires dans les différents bureaux et faire signer les listes aux occupants des bureaux ; constituer des dossiers physiques et électroniques de compilation de ces inventaires ;

• Faire un suivi des achats et consommations du carburant du bureau (générateur et flotte de véhicules) ;

• Rédiger les rapports d’activités et rapports d’inventaires physique annuels et les transmettre à son superviseur hiérarchique selon les périodicités ;

• Effectuer toute autre tâche assignée par les superviseurs dans le cadre de la bonne performance des activités des projets.

LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:

Conditions minimales à remplir

• Diplôme de formation (Niveau Bac +3) en Logistique/Transport/Approvisionnement ;

• Expérience d’au moins 5 ans dans des fonctions similaires dans la Logistique humanitaire ;

• Connaissance courante de la langue française ;

• Nationalité Burundaise.

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats ;

• Avoir l’esprit d’équipe ;

• Sens de la communication ;

• Établissement de relations constructives ;

• Partage des connaissances et amélioration continue.

Critères de sélection

• Connaissances informatiques : la maîtrise de logiciels de bureautique Word et Excel est exigée ;

• Connaissance moyenne de l’anglais est un avantage

• Une expérience de travail avec les Agences du Système des Nations Unies et/ou les organismes internationaux est un atout et non une condition suffisante ;

• Expériences dans les procédures de dédouanement des marchandises ;

• Sens de la communication avec une excellente qualité dans la rédaction en français ;

• Excellentes relations interprofessionnelles et constructives ;

• Sens de l’organisation, loyal, honnête, respectueux de la confidentialité et discrétion dans le travail ;

• Partage des connaissances et amélioration continue ;

• Capable de travailler sous pression, au-delà des heures de travail prévues dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;

• Habitué au travail de collecte/traitement de données et être méticuleux pour éviter les erreurs ou en limiter le taux.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).

• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.

• Veuillez noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par des établissements reconnus figurant dans la Base de donnée mondiale de l'enseignement supérieur, la liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU)/UNESCO. Pour accéder à la liste, prière de cliquer ici www.whed.net/

• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/

Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.

COMMENT POSTULER

Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés.

Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.

Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.

En cas vous avez besoin d'aide ou vous avez des questions, veuillez créer une inscription unique auprès de l'équipe d'assistance client de la FAO pour obtenir une assistance supplémentaire : https://fao.service-now.com/csp